HR-praktijk (1): Wat doe je met een sollicitant die bij een kennis werkt?
Tijd voor een nieuwe rubriek op EmploIT: “HR in de praktijk”, kort genaamd “HR-praktijk”. Via deze rubriek zal ik mijn dagelijkse ervaringen als lijnmanager binnen een IT-organisatie delen. Ik leid nu al weer bijna vier jaar een software ontwikkelbedrijf in Gdansk, Polen. Voorheen werkte ik in diverse (HR) management rollen bij o.a. KPN en adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates. Los van mijn eigen ervaringen bespreek ik ook graag vragen van jou als lezer. Zelf worstel ik dagelijks met HR-vragen en ik weet dus hoe het voelt. Mijn eerste worsteling die ik deze keer bespreek is een actuele case: Wat te doen met een sollicitant die bij een goede kennis werkt?
Het selectieproces
Binnen ons bedrijf hebben we een behoorlijk professioneel en gestructureerd werving- en selectieproces. De HR-manager ontvangt CV’s, beoordeelt deze en nodigt de op het eerste oog goede kandidaten uit. Samen met een professional vindt het eerste gesprek plaats. Ook dient de kandidaat een voorbeeld van zijn werk (een stuk werkende software) toe te zenden. Indien dit gesprek positief verloopt en de software als goed is beoordeeld, wordt de kandidaat aan mij geïntroduceerd.
Recent werd ik voor het eerst met een goede kandidaat geconfronteerd die bij een goede kennis van mij werkt. Eigenlijk een soort concurrent, hoewel we niet echt als concurrenten in de markt opereren. Maar hoe dan ook een delicate zaak.
Wat te doen?
Je steelt niet van je vrienden, toch?
Ik vind het niet echt sjiek om medewerkers bij kennissen/vrienden weg te halen. In dit geval vermoedde ik dat dit nogal gevoelig zou liggen. Vooral omdat ik had vernomen dat we recent diverse CV’s hadden ontvangen. En de afdeling van deze kandidaat was al zo goed als leeggelopen. De kandidaat was niet door ons benaderd, hij had op basis van een online vacature zelf het initiatief genomen. Tijdens het gesprek heb ik hem direct op de hoogte gebracht van het feit dat ik zijn sollicitatie een delicate zaak vond.
Samen hebben we afgesproken dat hij het aan de directeur (mijn kennis dus) uit zou gaan leggen. Aansluitend zou ik contact opnemen om e.e.a. te bespreken.
Het liep anders ……..
De kandidaat moest zijn ontslag indienen bij zijn directe manager en heeft daarbij bewust niet gemeld waar hij ging werken, want dat wilde hij aan de directeur uitleggen. Op onverklaarbare wijze was de directeur in kwestie er echter dezelfde dag al van op de hoogte dat hij bij ons zou gaan werken.
Direct ontving ik een onplezierige SMS …….. Feitelijk werd ik van het stelen van mensen beticht.
Een professionele houding voorkomt diepe wonden
Gelukkig weet ik beter. De kandidaat in kwestie zou hoe dan ook zijn weg gegaan.
De betreffende directeur, mijn kennis dus, heb ik aangeboden om de kwestie onder het genot van een kopje koffie of een biertje te bespreken, maar tot op heden geen reactie.
De medewerker wordt nu gedwongen langer te blijven met als dreigement dat ze anders zijn laatste salaris niet betalen. Erg vervelend allemaal. Naar mijn mening erg flauw en onprofessioneel.
Zou het niet veel beter voor ze zijn om de zaak professioneel op te pakken? In goed overleg komen we best tot een oplossing.
Zie ik het verkeerd? Hadden we anders moeten handelen? Deel je mening hieronder, dat waardeer ik zeker. Overigens kan discussiëren via Twitter ook @peterhorsten.
Uitgangspunt zou voor mij zijn dat een werknemer zelf de vrijheid moet hebben waar hij/zij wil solliciteren. Als je als hiring manager vindt dat je ethisch klem zit, kun je daar de sollicitant niet de probleemeigenaar van maken. Hij/zij solliciteert gewoon bij een mogelijk nieuwe werkgever.
Op het moment dat je besluit de sollicitatie door te zetten, zul je het zelf moeten uitleggen aan de bevriende directeur en niet via de kandidaat. Die is immers niet de probleemeigenaar (don’t shoot the messenger). Ik zou dus direct na het overeenkomen van een arbeidscontract zelf de telefoon pakken om e.e.a. uit te leggen. Bad new travels fast!
Dat de reactie naar jou toe onplezierig is, is jammer, de relatie met de andere directeur is blijkbaar niet zo warm; hij had ook de telefoon kunnen pakken om te zeggen ‘we moeten praten, wat flik je me nou’.
Dat dit over de rug van de kandidaat wordt uitgespeeld is helemaal niet goed natuurlijk. Juridisch kan een werkgever (ook in Pools recht) volgens mij geen salaris achterhouden voor gewerkte dagen. Als de medewerker hierdoor toch in financiele problemen komt, kan een voorschot op zijn nieuwe salaris overbruggen.
Succes!
Arno, bedankt voor je mooie reactie. Ik ben het helemaal met je eens. Eigenlijk wilde ik ook zelf contact opnemen, maar dat wilde de kandidaat niet.
In het verleden heb ik vergelijkbare situaties meegemaakt en beide vormen getest, dus zelf bellen en het de kandidaat laten melden. Mijn ervaring is dat het vaak beter werkt als de kandidaat het bij zijn werkgever aangeeft, maar dat is natuurlijk wel afhankelijk van de situatie.
En juridisch heb je helemaal gelijk, maar daar wordt hier door werkgevers helaas wat anders naar gekeken. Het is niet de eerste keer dat ik zie dat werkgever/werknemer niet goed uit elkaar gaan hier. En ik blijf dat onbegrijpelijk vinden.
@Peter: Tsja, zelf bellen kun je natuurlijk pas nadat de kandidaat heeft getekend (i.v.m. privacy) en dan ben je toch al te laat. Dus linksom of rechtsom, hij voelt zich toch verraden. Misschien is het handig bij dit soort relaties afspraken te maken voor het geval dat. Dan kun je je in ieder geval daar op beroepen, maar het zal toch als verraad blijven voelen.
@Bas: Zeker eens t.a.v. het bellen, maar afspraken maken …. Met wie maak je dan allemaal afspraken en waar ligt de grens? Wat dat betreft sta ik erg aan de kant die Arno ook beschreef: Het is de vrije keuze van de kandidaat.
Wel vind ik dat je met elkaar kunt bespreken dat je niet onder elkaars personeel gaat werven. Maar als iemand uit vrije wil ergens solliciteert, dan moet je daar gewoon niet flauw over doen. De kandidaat was klaar in zijn huidige baan en daar kunnen ze van leren. Maar het tegenovergestelde gebeurd: navel staren en boos zijn. Gemiste kans dus.
Gisteren heeft eindelijk, onder het genot van een lunch, een goed gesprek met mijn bevriende kennis plaatsgevonden. Allereerst vond hij dat je als “partners” niet eens met elkaars mensen in gesprek gaat. Ik heb hem toen uitgelegd dat ik vind dat je niet actief bij je partners gaat werven, maar dat ik niet kan voorkomen dat iemand bij mij solliciteert. Was hij het eigenlijk wel mee eens na mijn toelichting.
Verder had hij vooral moeite met het feit dat ik hem niet zelf had gebeld voordat we de kandidaat aannamen. Ik heb hem uitgelegd dat dit om privacy redenen niet zou kunnen en dat ik de wijze van communiceren uitgebreid met de kandidaat heb besproken. De kandidaat wilde het echter zelf vertellen. Door een toevallige samenloop van omstandigheden (snappen we nog steeds niet) wist mijn kennis echter al hoe laat het was nog voor de kandidaat dit gesprek kon voeren. Ook die onduidelijkheid is nu gelukkig opgelost.
Een goed gesprek doet wonderen. En een volgende keer ….. zou ik het denk ik opnieuw zo doen. Het lukt in deze situatie toch niet om het voor de latende partij goed te doen.